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Ruolo del consulente del lavoro rispetto al GDPR

Ruolo del consulente del lavoro rispetto al GDPR

... e quando questi siano titolari o responsabili esterni del trattamento dei dati personali. 

Si è avuto un incontro fra le parti il 25 ottobre 2018 e una nota del 3 dicembre 2018 emessa dal Consiglio nazionale all’Autorità esprimeva le proprie proposte ed interpretazioni basandosi su GDPR e circolare n. 1150 del 23 luglio 2018 che affermava “il consulente del lavoro nelle attività di trattamento di dati dei propri clienti e dei dipendenti di questi ultimi, non potrà che assumere la qualifica di titolare del trattamento. E’ possibile ritenere configurabile, al più, una fattispecie di co-titolarità”.

Considerando che la definizione di titolare e relativo ruolo come da Regolamento (UE) 679/2016 (“controller”) è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”, mentre quella di responsabile del trattamento (processor”) è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”

Alla luce dell’attuale quadro normativo, in via prioritaria occorre dunque distinguere il segmento di attività in cui il consulente del lavoro tratta i dati dei propri dipendenti ovvero dei propri clienti (persone fisiche) nella sua qualità di professionista, attività fiscalmente e normativamente regolamentata, dalla diversa attività (tipica di questo ordine professionale) per la quale il medesimo soggetto tratta i dati dei dipendenti del cliente.

Nel primo caso il consulente del lavoro agisce in piena autonomia e indipendenza determinando puntualmente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati del cliente per il perseguimento di scopi attinenti alla gestione della propria attività. Per tali ragioni, egli ricopre il ruolo di titolare del trattamento (art. 4, par. 1, punto 7, del Regolamento), in quanto non si limita ad effettuare un’attività meramente esecutiva di trattamento, “per conto” del cliente, bensì esercita un potere decisionale del tutto autonomo sulle  finalità e i mezzi del trattamento. 

Nel secondo caso occorre fare riferimento alla figura del responsabile, che, anche in base alla nuova disciplina pienamente in vigore nel nostro ordinamento a far data dal 25 maggio 2018 rimane connotata dallo svolgimento di attività delegate dal titolare il quale, all’esito di proprie scelte organizzative, può individuare un soggetto particolarmente qualificato allo svolgimento delle stesse (in termini di conoscenze specialistiche, di affidabilità, di struttura posta a disposizione, v. considerando 81, Reg. cit.), delimitando l’ambito delle rispettive attribuzioni e fornendo specifiche istruzioni sui trattamenti da effettuare. Il titolare pertanto è il soggetto che, alla luce del concreto contesto nel quale avviene il trattamento, assume le decisioni di fondo relative a finalità e modalità di un trattamento lecitamente effettuato in base ad uno dei criteri di legittimazione individuati dall’ordinamento (v. artt. 6 e 9 del Regolamento).

Il consulente del lavoro svolge delle prestazioni in base alla propria specifica preparazione ufficialmente formalizzata attraverso l’iscrizione all’Albo dei consulenti del lavoro. Può quindi assumere “gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, quando non sono curati dal datore di lavoro, direttamente od a mezzo di propri dipendenti” (v. art. 1, legge 11.1.1979, n. 12, Norme per l'ordinamento della professione di consulente del lavoro). Infatti in base alla disciplina di riferimento è pur sempre il datore di lavoro ad affidare al consulente il relativo incarico (conferendo anche materialmente, se del caso, la relativa documentazione: v. art. 5, legge n. 12/1979 cit.), e peraltro ciò non lo esime ˗ per espresso volere del legislatore ed anche a garanzia del consulente ˗ dalla assunzione della responsabilità prevista dall’ordinamento in caso di violazione degli obblighi posti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale (v. art. 7, legge n. 12/1979 cit.).

Il consulente, nello svolgimento della propria qualificata attività professionale, opererà applicando le discipline di settore e le regole deontologiche pertinenti.

In generale il consulente del lavoro tratta informazioni raccolte dal datore di lavoro sulla base giuridica del contratto e norme di legge e regolamento applicabili, tratta di regola le informazioni relative ai lavoratori utilizzando i dati raccolti dal datore di lavoro nel perseguimento di finalità legittime nonché in base ai criteri e alle direttive da questo impartite relativamente alla gestione del rapporto di lavoro sottostante.

Il cliente del consulente del lavoro, affiderà l’incarico attraverso la sottoscrizione di un contratto o altro atto giuridico stipulato concordemente tra le parti descrivente i compiti affidati, tenendo conto del contesto, finalità e modalità del trattamento.

Il consulente potrà operare in qualità di responsabile del trattamento ed avrà un apprezzabile margine di autonomia e correlativa responsabilità nell’individuare sistemi e misure idonee a garantire la sicurezza dei dati gestiti nei propri archivi.

In conclusione con il parere 9082720 il Garante considera che nell’ipotesi in cui il consulente tratti i dati del proprio cliente (i.e. i dati del datore di lavoro che gli trasmette i dati dei suoi dipendenti), riveste il ruolo di titolare del trattamento; la base giuridica è rinvenibile nell’esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b, del Regolamento).

Diversamente, qualora il consulente del lavoro agisca in veste di responsabile del trattamento, la base normativa che legittima il trattamento dei dati personali, anche “sensibili” riguardanti i clienti del datore di lavoro va individuata in capo al suo cliente (ovverosia il datore di lavoro/titolare) ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b), del Regolamento: infatti, la legittimità del trattamento si “trasferisce” alle operazioni svolte dal consulente del lavoro in ragione del contratto di sua designazione a responsabile del trattamento.

Non è pertanto configurabile in termini generali il prospettato rapporto di contitolarità tra datore di lavoro e consulente del lavoro.

Giuseppe Pazzano

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